Manuale per la gestione dei flussi documentali

 Articolazione UOR - Unità Organizzative Responsabili

 1 UOR - Unità Organizzative Responsabili

1.1  lndividuazione UOR e attribuzioni

Le UOR sono così individuate:

incarico n. 1) Affari generali/personale/sicurezza

• Controllo e smistamento quotidiano della posta/mail/pec/comunicazioni su Segreteria Digitale in collaborazione con il Dirigente Scolastico e assegnazione al responsabile dell’area di competenza;
• Gestione del protocollo informatico in entrata/uscita;
• Pubblicazione atti al sito web di istituto e gestione sezione Amministrazione Trasparente da Segreteria Digitale;
• Gestione documentale di verbali e delibere del Consiglio di Istituto;
• Comunicazioni/segnalazioni al Comune di Gavirate;
• Comunicazioni/segnalazioni al Comune di Bardello;
• Predisposizione elenchi per corsi di formazione/aggiornamento sulla Sicurezza, in coordinamento con i Referenti per la Sicurezza di Istituto;
• Supporto all’Area Alunni per elezioni Organi Collegiali, consegna diplomi, stesura certificati sostitutivi del diploma, gestione infortuni personale Docente e Ata, monitoraggi e rendicontazioni, elezioni organi collegiali;
• Supporto all’Area Contabile per monitoraggi e rendicontazioni;
• Supporto all’area Personale:
• -Trasmissione/richieste di Fascicoli Personali,
• -Comunicazioni telematiche sul portale SIUL (Sistema Informativo Unico Lavoro) gestione assunzioni, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro,
• -Richieste accertamenti titoli,
• -Richieste convalide punteggi graduatorie;
• Invio comunicazioni di Scioperi e Assemblee sindacali del Personale;
• Gestione delle assenze del Personale Docente e Ata e relativi adempimenti: scarico certificati medici, predisposizione pratiche assenze, preparazione decreti assenza (ad esclusione di quelle che comportino riduzione di stipendio) concessioni ferie, richieste visite fiscali, gestione registro assenze, comunicazione all’AA Tedesco, alla fine di ogni mese, delle assenze dei docenti per rilevazione mensile e comunicazioni malattie per trattenuta stipendiale;
• Visite e viaggi d’istruzione e uscite sul territorio – autorizzazioni ai docenti e comunicazioni alla Polizia Stradale;
• Gestione archivio documenti cartacei;
• Gestione invio/ritiro posta quotidiana dei documenti relativi alla propria area di lavoro;
• Supporto alla Dirigenza e al DSGA
• Resoconto quotidiano/settimanale al Dsga e/o al Dirigente delle attività svolte

INCARICO N. 2)  AREA ALUNNI

• Controllo e smistamento quotidiano della posta/mail/pec/comunicazioni su Segreteria Digitale, assegnazione documenti alla propria area di lavoro;
• Gestione del protocollo informatico in entrata/uscita dell’area di propria competenza,
• Pubblicazione atti al sito web di istituto e gestione sezione Amministrazione Trasparente da Segreteria Digitale;
• Gestione completa Alunni scuole Primarie e Secondaria;
• Registro elettronico – incombenze d’ufficio;
• Iscrizioni on-line alunni per scuola primaria e scuola secondaria- supporto ai genitori per le modalità iscrizioni
• Iscrizioni in corso d’anno
• Statistiche/Monitoraggi/Rilevazioni
• Anagrafica Sidi;
• Gestione Fascicoli in Entrata/Uscita
• Gestione Password Genitori/Studenti;
• Certificazioni e comunicazioni agli alunne e alle famiglie;
• Gestione dati alunni per organici;
• Associazione dei docenti alle classi;
• Elezioni Organi Collegiali;
• Gestione adozione libri di testo Scuola Secondaria e Scuole Primarie;
• Predisposizione atti per scrutini finali ed esami di licenza media;
• Compilazione diplomi;
• Adempimenti alunni H, in collaborazione con la docente Referente per l’Inclusione;
• Sharepoint;
• Servizio di sportello al pubblico;
• Gestione Infortuni Alunni, Personale Docente e Ata e denuncia entro due giorni all’INAL di infortuni
• Collaborazione prove Invalsi
• Visite e viaggi d’istruzione e uscite sul territorio – elenchi alunni;
• Gestione archivio documenti cartacei – Gestione invio/ritiro posta quotidiana dei documenti relativi alla propria area di lavoro;
• Supporto alla Dirigenza e al DSGA
• Resoconto quotidiano/settimanale al Dsga e/o al Dirigente delle attività svolte

INCARICO N. 3)  AREA PERSONALE

• Controllo e smistamento quotidiano della posta/mail/pec/comunicazioni su Segreteria Digitale, assegnazione documenti alla propria area di lavoro;
• Gestione del protocollo informatico in entrata/uscita dell’area di propria competenza;
• Pubblicazione atti al sito web di istituto e gestione sezione Amministrazione Trasparente da Segreteria Digitale;
• Gestione completa Personale Docente e Ata Scuola Secondaria e Primaria su portale Sidi e Spaggiari;
• Gestione giuridica e contributiva dei contratti scuola, posizioni di stato, anagrafe e fascicolo personale Docenti e Ata;
• Pratiche personale neo-immesso in ruolo;
• Pratiche pensionistiche Passweb/Inps;
• Dichiarazioni dei servizi - Ricostruzioni di carriera – Inquadramenti – Progressioni di carriera personale Docente e Ata;
• Predisposizione compensi per ferie maturate e non godute;
• Gestione Password Personale Docente e Ata;
• Comunicazioni sulla piattaforma Sciopnet per scioperi del personale
• Valutazione domande docenti e ATA per graduatorie di istituto, inserimenti nel portale, attribuzione punteggi;
• Convocazioni da graduatoria e/o da MAD;
• Rilevazione mensile assenze e comunicazioni trattenute stipendiali per assenze malattia
• Acquisizione organico di diritto e di fatto;
• Adempimenti TFR/TFS;
• Monitoraggi e comunicazioni riferiti al personale: legge 104, richieste part-time, diritto allo studio;
• Controllo e verifica Fascicoli del Personale Docente e Ata in Entrata/Uscita;
• Controllo e verifica delle Comunicazioni telematiche sul portale SIUL (Sistema Informativo Unico Lavoro) gestione assunzioni, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro,
• Controllo e verifica accertamenti titoli,
• Controllo e verifica convalide punteggi graduatorie;
• Controllo e verifica delle assenze del Personale Docente e Ata;
• Controllo e verifica delle comunicazioni telematica sul portale SIUL (Sistema Informativo Unico Lavoro) gestione assunzioni, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro;
• Decreti di assenze che comportino riduzioni di stipendio;
• Rilevazione mensile assenze e comunicazioni trattenute stipendiali per assenze malattia;
• Gestione archivio documenti cartacei
• Gestione invio/ritiro posta quotidiana dei documenti relativi alla propria area di lavoro;
• Supporto alla Dirigenza e al DSGA
• Resoconto quotidiano/settimanale al Dsga e/o al Dirigente delle attività svolte;

INCARICO N. 4) AREA AMMINISTRATIVA/CONTABILE

• Controllo e smistamento quotidiano della posta/mail/pec/comunicazioni su Segreteria Digitale, assegnazione documenti alla propria area di lavoro;
• Gestione del protocollo informatico in entrata/uscita dell’area di propria competenza;
• Pubblicazione atti al sito web di istituto e gestione sezione Amministrazione Trasparente da Segreteria Digitale;
• Bandi, gare e selezione esperti esterni per aggiudicazione di contratti;
• Progetti PTOF della scuola: predisposizione di contratti e incarichi al personale interno/esterno e relativa selezione del personale;
• Anagrafe delle prestazioni rese dal personale,
• Supporto al Dsga per controllo sistema rilevazione elettronica presenze personale Ata;
• Supporto al Dsga per inserimento mandati e reversali;
• Supporto al Dsga per liquidazione emolumenti accessori al personale e relativa gestione ritenute erariali, previdenziali e assistenziali;
• Gestione IVA – invio F24EP;
• Gestione quote assicurative Alunni, Personale Docente, Personale Ata e report riconciliazione tesoreria PagoinRete;
• Gestione quote erogazioni liberali famiglie e report riconciliazione tesoreria PagoinRete;
• Adempimenti fiscali e previdenziali (CU, 770, IRAP, Uniemens);
• Progetti Diritto Allo Studio Comune di Bardello e Comune di Gavirate;
• Supporto al Ds e Dsga per Progetti PON;
• Supporto al Ds e Dsga per Progetti PNRR;
• Acquisti e relativi adempimenti: richiesta preventivi, prospetti comparativi, ordini di acquisto, modulistica a corredo del mandato di pagmento;
• Gestione e consegna dei dispositivi da Covid-19,
• Gestione del magazzino materiale facile consumo, tenuta registri di carico e scarico, distribuzione materiale nei plessi;
• Acquisti DPI e materiale di pulizia per la sanificazione;
• Visite e viaggi d’istruzione – parte contabile (acquisizione piano gite, bando, aggiudicazione, conferma d’ordine e pagamenti;
• Aggiornamento inventari/Rinnovo/Discarico beni;
• Adempimenti Sicurezza: contratto DPO – RSPP – Medico competente di istituto;
• Procedure per richiesta CIG e DURC, tracciabilità, dichiarazioni art. 80, etc.;
• Gestione archivio documenti cartacei – Gestione invio/ritiro posta quotidiana dei documenti relativi alla propria area di lavoro;
• Supporto alla Dirigenza e al DSGA
• Resoconto quotidiano/settimanale al Dsga e/o al Dirigente delle attività svolte